Protection des données

Version : 2.0 — En vigueur dès le : 1er août 2026 — Prochaine révision : août 2027 (revue annuelle)

Responsable du traitement : Swissawa Sàrl

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La présente déclaration explique comment Swissawa Sàrl (« nous ») traite les données personnelles des personnes qui recourent à ses services, visitent son site internet ou entrent en relation avec elle, conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance (OPDo).

1. Responsable du traitement

Swissawa Sàrl
Route du Signal 12, CH-1018 Lausanne
IDE : CHE-377.878.269 · Téléphone : +41 21 312 56 46
Contact protection des données : info@swissawa.ch

Nous n’avons pas l’obligation légale de désigner un conseiller à la protection des données ; le point de contact ci-dessus répond à vos demandes.

2. Champ d’application

Cette déclaration couvre nos activités de conseil en gouvernance, d’accompagnement de conseils d’administration, de création et d’administration de sociétés, de formation et de coaching, ainsi que notre site internet, notre portail client et nos outils de communication.

3. Données que nous traitons

Selon la relation, nous traitons notamment :

• Identité et contact : nom, prénom, fonction, adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, coordonnées de société, liens professionnels ;
• Données relatives aux mandats : informations sur les administrateurs, membres de conseils, actionnaires, associés et ayants droit économiques ;
• Documents d’identité, lorsqu’ils sont nécessaires à une constitution de société, un mandat, une ouverture bancaire ou une procédure administrative ;
• Données administratives, contractuelles et financières relatives aux entreprises clientes, factures et informations comptables ;
• Correspondances et documents de gouvernance (contrats, procès-verbaux, statuts, pactes, registres, analyses) ;
• Données techniques du site et du portail (journaux de connexion, adresse IP) et données d’inscription aux formations et événements.

Catégories à risque élevé et données sensibles. Les pièces d’identité, permis de séjour, numéro AVS et déclarations d’ayants droit économiques font l’objet de mesures de protection renforcées. Dans le cadre de nos obligations de diligence en matière de lutte contre le blanchiment (LBA), nous pouvons traiter des données sensibles au sens de l’art. 5 LPD, en particulier des informations relatives à des poursuites ou sanctions et au statut de personne politiquement exposée. Nous ne traitons pas d’autres catégories de données sensibles (santé, opinions, religion, origine) ; si de telles données figurent incidemment dans des documents que vous nous transmettez, elles sont traitées avec la même confidentialité.

4. Finalités et fondement du traitement

Nous traitons ces données pour gérer la relation client et les mandats, exécuter nos prestations, établir devis et factures, encaisser les paiements, respecter nos obligations légales (notamment comptables et, le cas échéant, en matière de lutte contre le blanchiment), communiquer avec vous et — si vous y consentez — vous adresser notre lettre d’information.

En droit suisse, une entreprise privée peut traiter des données personnelles pour autant qu’elle respecte les principes de la LPD : bonne foi, proportionnalité, finalité déterminée, exactitude et sécurité. Le consentement n’est requis que dans des cas particuliers (par exemple la lettre d’information) et peut être retiré en tout temps.

5. Sources des données

Les données proviennent principalement de vous-même, de la société que vous représentez, de documents que nos clients nous transmettent dans le cadre de leurs mandats, ou de sources publiques (registre du commerce).

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales. Nous recourons à des prestataires (sous-traitants) tenus contractuellement de traiter les données sur nos seules instructions et d’en garantir la sécurité :

• Odoo — ERP, CRM, site internet, portail client, facturation, e-mailing (hébergement dans l’Union européenne) ;
• Microsoft 365 — messagerie et collaboration ;
• Infomaniak kDrive — stockage des documents (Suisse) ;
• Stripe — paiements en ligne ;
• Skribble — signature électronique (Suisse) ;
• Threema — messagerie sécurisée (Suisse) ;
• timeBuzzer — suivi du temps (Allemagne) ;
• Zoom — visioconférence occasionnelle.

7. Portail client et paiements en ligne

Notre portail permet de créer un compte, de consulter des documents, de souscrire à des prestations et d’effectuer des paiements. Nous traitons à cette fin vos identifiants, les documents que vous consultez ou déposez et les journaux d’accès, afin d’assurer la sécurité du service.

Les paiements sont traités par Stripe via une page de paiement sécurisée hébergée par Stripe. Les données de votre carte sont transmises et conservées exclusivement par Stripe ; nous n’y avons pas accès et ne les enregistrons pas. Nous ne conservons que les données nécessaires au suivi comptable (montant, date, référence).

8. Cookies et technologies similaires

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre terminal lors de la visite d’un site. Il permet de faire fonctionner le site, de mémoriser des préférences ou de mesurer l’audience. Notre site utilise les catégories suivantes :

Les cookies non nécessaires ne sont déposés qu’après votre consentement, recueilli via une bannière offrant un refus aussi simple que l’acceptation. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via le lien de gestion des cookies du site. Si un outil de mesure d’audience impliquant un transfert hors de Suisse ou de l’Union européenne est utilisé, ce transfert est encadré par des clauses de protection reconnues et n’a lieu qu’avec votre consentement.

9. Communications

Pour les échanges contenant des informations confidentielles, nous recommandons l’application suisse Threema (chiffrement de bout en bout, hébergement en Suisse). À votre demande, d’autres canaux (courriel, WhatsApp, Signal, Telegram, SMS) peuvent être utilisés ; ils présentent des niveaux de sécurité différents, et certaines informations ne pourront vous être transmises que par un canal sécurisé. Votre choix d’un canal ne nous décharge pas de nos obligations légales de sécurité et de confidentialité.

10. Transferts à l’étranger

Vos données sont hébergées en Suisse et dans l’Union européenne, qui bénéficie d’une reconnaissance d’adéquation. Lorsqu’un prestataire implique un traitement aux États-Unis (par exemple certains services techniques, de paiement ou de mesure d’audience), nous encadrons ce transfert par des clauses de protection des données reconnues, conformément aux articles 16 et 17 LPD.

11. Durées de conservation

Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire aux finalités poursuivies et aux délais légaux, notamment le délai comptable de dix ans (art. 958f CO) et, le cas échéant, les délais applicables en matière de lutte contre le blanchiment. Les données qui ne sont plus nécessaires sont effacées ou anonymisées ; lorsqu’une obligation légale s’oppose à leur suppression, elles sont bloquées.

12. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : hébergement sécurisé, chiffrement, authentification à plusieurs facteurs, gestion des accès selon le principe du besoin d’en connaître et engagement de confidentialité de nos intervenants. Malgré ces mesures, aucune transmission par Internet n’est totalement sûre.

13. Vos droits

Conformément à la LPD, vous pouvez :

• demander l’accès à vos données (art. 25 LPD) ;
• les faire rectifier, compléter ou effacer, ou en demander le blocage (art. 32 LPD) ;
• vous opposer à un traitement, notamment à des fins de marketing ;
• demander la remise ou la transmission de vos données dans un format électronique courant (art. 28 LPD).

Adressez votre demande à info@swissawa.ch. Nous y répondons en principe dans les 30 jours et gratuitement. Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), www.edoeb.admin.ch.

14. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décision produisant des effets juridiques à votre égard sur la seule base d’un traitement automatisé. Si cela devait changer, nous vous en informerions conformément à l’article 21 LPD.

15. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons adapter la présente déclaration. La version en vigueur est celle publiée sur notre site, avec sa date de mise à jour.

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